Semua yang Kamu Butuh Tau Untuk Sesi Breakout

Read in English

Image credit

Pasti kamu pernah menemukan orang berkata bahwa mereka mulai malas untuk datang ke beberapa acara perusahaan karena harus duduk dan mendengarkan ide yang sama lagi dan lagi, semuanya sambil merasa sendirian di tengah kerumunan. Antara konferensi, seminar, atau pelatihan, acara profesional dewasa ini sering terjadi sesi breakout.

Jadi apa itu sesi breakout? Anggota dibagi menjadi beberapa grup diskusi atau presentasi kecil untuk mempelajari topik berbeda yang menjadi bagian dari presentasi utama. Semua topik-topik ini akan di diskusikan nanti dan sekitar suatu tema fokal. Tidak seperti sebelumnya, kita sedang melihat sesi breakout digunakan untuk membuat rasa lebih personal yang membutuhkan partisipasi dan keterlibatan dari anggota.

Jika kamu sedang merencanakan konferensi, mungkin kamu bisa mencoba beberapa breakout dalam acaramu dan perhatikan perbedaan dari hasil acara. Lanjut baca pos ini dimana kami akan membahas semua yang kamu perlu tau untuk sesi breakout.

Read also: Host Successful Networking Events in These Killer Event Venues in Singapore

Cara Sesi Breakout Bekerja

Sesi breakout ada berbagai macam, namun secara general grup anggota kecil akan berkumpul dan berdiskusi atau belajar tentang topik relevan dan memhubungkannya dengan pemecahan masalah dari beberapa hal yang disebutkan. Nantinya, semua grup akan berkumpul lagi di acara utama dengan satu pembicara dari setiap grup maju kedepan dan mengutarakan hasil berbeda-beda untuk kemudian dibahas lebih lanjut untuk solusi atau ide yang lebih baik.

Untuk membuat suasana lebih seru, gabungkan dengan beberapa sesi ice-breaking dalam bentuk permainan untuk membuat member grup lebih mengenal satu sama yang lain sebelum memulai topik brainstorming. Ingat juga, interaktifitas dalam seminar membuat pembelajaran lebih baik. Format permainan, sebagai contoh, tanya jawab, puzel, Kahoot!, B.I.N.G.O atau aktifitas pembangun tim lainnya dapat dilakukan saat breakout.

Keuntungan dari Sesi Breakout

Menambahkan sesi breakout ke acaramu akan membuat anggota dapat memilih subjek apa yang mereka perlu dalami saat dibandingkan dengan topik keseluruhan. Dengan sesi ini, ketertarikan dari anggota dapat dikembalikan untuk tidak hanya melakukan kegiatannya tapi juga berinteraksi dengan satu sama lain. Membuat pilihan menghasilkan lebih banyak dukungan dan jumlah lebih banyak dari keterlibatan anggota sehingga mereka lebih terinspirasi dari subjeknya. 

Sesi breakout menawarkan kesempatan untuk memberikan pendapat dan membangun jaringan dengan sekitar. Setiap sesi memiliki anggota yang berbeda yang sepadan dengan kesempatan lebih besar juga untuk bertemu orang baru dan memercik ide baru diantara mereka.

Biasanya topik yang diberikan luas dimana kamu dapat membagi dalam beberapa tingkatan: pemula, menengah dan ahli - Pembelajaran bertingkat. Anggota dapat terus menerus belajar dengan tema langkah perlangkah. Ini memberikan pengertian yang lebih tinggi untuk pemula dan alternatif lebih cepat untuk para ahli. Tidak semua orang dalam acaramu akan ada di tik yang sama dalam perjalanan mereka, dan ini membuat semua orang mendapatkan kesempatan tepat yang mereka butuhkan.

Read also: The Ultimate De-Stress Checklist for Event Planning

Terlebih lagi, ini juga secara tidak langsung membantu semuanya untuk santai dan mengurangi stress. Topiknya tidak harus selalu berhubungan dengan subjek fokal dari konferensi, dengan menambahkan beberapa sesi lain dengan sedikit keseimbangan hidup dan kerja akan membuat pengamalan yang efektif dan berkesan. Menambahkan beberapa sesi santai membuat anggota dapat mendapatkan sesuatu yang baru atau belajar tentang kesejahteraan. Selalu pastikan kalau breakout sejalan dengan objektif dari acara, meskipun mereka tidak perlu satu topik.

Dengan segala hormat, acaramu akan menjadi pembicaraan dan pastinya berkesan! Breakout akan menambahkan nilai pada acara tersebut dengan agenda yang unik. Ketika mereka meninggalkan acara, paling tidak mereka tidak merasa tidak membuang waktu dan uang, mungkin, kamu akan terkejut jika acaramu mendunia di media sosial. Secara umum, berdayakan untuk anggota pilihan dalam apa yang mereka ingin lihat dan pelajari.

Hindari Kesalahan Umum Sesi Breakout

Meskipun breakout yang direncanakan dengan baik dapat menguntungkan seluruh acara secara signifikan, kadang sesi breakout dapat ditemukan kesalahan yang umum - objektif yang tidak jlas. Sebuah objektif membuat suatu destinasi, dimana objektif yang sangat jelas mendireksikan kamu sampai ketujuan tersebut.

Cara untuk Merencanakan Sesi Breakout yang Produktif

Seperti disebutkan, mencapai diskusi yang baik dengan menentukan objektif yang jelas, supaya orang tidak menghabiskan waktu untuk berbincang dan membangun jaringan. Rencanakan tipe sesi apa yang menarik dan produktif. Bahkan, supaya lebih menarik untuk semua, pengurus acara dapat membiarkan anggota untuk mengatur objektif sesi - gunakan alat pemungutan suara langsung. Ambil objektif dari anggota paling baik dilakukan sebelum sesi dimulai saat orang-orang penih semangat dan energi.

Catat susunan acara dan pisahkan waktu dengan baik dengan ekstra 5 sampai 10 menit untuk setiap sesi istirahat. Kasarnya, berikan setidaknya 30 menit sampai 1 jam maksimal untuk setiap breakout. Pastikan tidak terlalu lama, atau acaranya akan kehilangan daya tarik, minat dan semangat dari anggota.

Untuk menjaga setiap anggota aktif diseluruh sesi pengurus mungkin ingin menambahkan lapisan insentif dalam sesi seperti lucky draw atau semacamnya. Siapa yang tidak suka hal gratis, ya kan? Ditambah lagi, namamu akan dipanggil kedepan, dan ini dapat menjadi bagian dari publisitas dalam acara. Baik juga untuk bisnismu.

Pastinya, ini adalah tugas yang menaktukan untuk membuat setiap sesi benar, jadi pastikan untuk mencari dan memberikan pembicara atau pemimpin tim yang berkualitas untuk memfasilitasi sesi. Temukan orang yang bersemangat, inovatif, dan berpengathuan dalam topik, seperti influencer contohnya. Lalu, anggota tim adalah tulang punggung dalam ide grup, jadi ketika semua pemikiran sudah sejalan, pastikan untuk menuliskan semuanya dengan sesuai.

Read also: 9 Affordable Event Spaces in Southeast Asia

Menyediakan brosur juga baik, sehingga setiap anggota tetap terinformasi dengan semua detail dari topik besar.

Saat dalam tahap perencanaan, pikirkan desain dari tempat acara. Pastikan untuk tidak hanya memilih tempat presentasi fungsional, tapi juga pilih dengan bijak sebuat tempat yang memudahkan logistik dari transisi orang dari ruang besar ke ekcil untuk kolaborasi ide. Lokasi yang tepat memainkan peran disini. Kemudahan, perhubungan, tempat parkir dan lainnya juga menjadi bagian dari keputusan untuk orang datang atau tidak.

Sekarang, inspirasikan dirimu dengan basis dari Sesi Breakout dan berusahalah untuk membuat pengalaman breakout yang berkesan untuk tamu.

Perlu tempat untuk acara selanjutnya? Klik tombol diatas dan pilih kota dan area yang dibutuhkan. Lalu, bicaralah dengan Ahli Tempat kami di kota masing-masing, dan mereka akan memberikan saran yang terbaik dalam ruang mana yang harus dipilih.

Diterjemahkan oleh: Bintang Bagaskara