Tips Mengadakan Pertemuan yang Produktif

CEO SUITE ONE PACIFIC PLACE MEETING ROOM

Pada suatu waktu, kita pasti pernah mengalami pertemuan yang berlangsung sangat lama, pertemuan yang tidak memiliki agenda diskusi, dan pertemuan yang gagal memiliki kesimpulan yang bisa ditindaklanjuti. Jangan khawatir, Anda tidak sendirian, statistik telah berbicara. Dalam sebuah survei terhadap 182 manajer senior di berbagai industri, 71% mengatakan pertemuan tidak produktif dan 65% mengatakan bahwa pertemuan membuat mereka tidak bisa menyelesaikan pekerjaan mereka. Karena itu, pertemuan sebenarnya memiliki arti penting dan bermanfaat ... jika dilakukan dengan benar. Pertemuan membantu memastikan keselarasan dan komunikasi dalam organisasi. Pertemuan juga mendorong kerja sama tim, kreativitas, dan pertukaran informasi yang tepat di antara manfaat lain yang diketahui. Tantangannya adalah bagaimana Anda bisa menyadarinya. Rapat sering kali diadakan terlalu sering, pemilihan waktu yang buruk, dan bisa menjadi pertemuan yang tidak produktif.

Artikel ini dibuat untuk memberikan Anda tips bagaimana caranya mengadakan pertemuan yang lebih produktif dan bermanfaat!

Tipe Rapat Pertemuan

Sebelum mempertimbangkan hal lain, menentukan jenis pertemuan itu sendiri akan membantu Anda mengidentifikasi tujuan, struktur, dan pendekatan terhadap rapat. Secara umum ada 6 kategori pertemuan, yaitu:

Pertemuan Pembaruan Status
Pertemuan Pengambilan Keputusan
Pertemuan untuk Memecahkan Masalah
Pertemuan Inovasi
Pertemuan Pembagian Informasi
Pertemuan Pembentukan Tim

Semua itu dapat diuraikan lebih lanjut menjadi contoh dan format yang lebih spesifik. Masing-masing kategori sangat berbeda satu sama lain dalam hal tujuan utama, proses, dan kegiatan. Fokus permasalahan disini adalah hal-hal yang tidak seharusnya ada dalam pertemuan. Pertemuan Pembaruan Status seringkali menyertakan ide inovasi, yang mana harus dibuat pengambilan keputusan dan sebagainya yang terkadang membuat pertemuan menjadi lebih lama dari yang seharusnya. Maksud kita disini bukan terfokus pada hal yang eksklusif, melainkan menghindari hilangnya fokus tujuan awal dari pertemuan tersebut.

Lingkungan yang Memadai

Untuk memaksimalkan hasil pertemuan Anda, penting untuk menyelaraskan tujuan dan kegiatan dari pertemuan yang diusulkan dengan ruang itu sendiri. Misalnya, Jika Anda menghadirkan fitur produk baru, penting untuk memiliki periferal visual dan audio yang siap untuk Anda gunakan. Penting untuk mempertimbangkan suasana, pengaturan ruang, dan fasilitas utama seperti proyektor, papan tulis dan spidol, monitor besar, WiFi yang handal, outlet listrik, dan sebagainya.

Workcentral, Singapore

The Great Room, Singapore

STKD Zeppelin, Manila

Jangan mengabaikan poin memilih ruang pertemuan yang tepat untuk jenis pertemuan yang akan Anda buat. Jenis pertemuan inovasi akan lebih cocok dalam ruang pertemuan yang lebih santai dan kreatif dengan ruang papan tulis untuk memfasilitasi proses brainstorming. Demikian juga, pertemuan pengambilan keputusan membutuhkan lingkungan yang lebih tenang dan profesional untuk mendukung proses evaluasi yang signifikan dan membuat keputusan yang tepat. Hal ini bisa menjadi poin yang sangat penting jika Anda mengadakan pertemuan di luar kantor.

Manajemen Waktu

Seberapa sering Anda menghadiri rapat yang membutuhkan waktu lebih lama dari seharusnya? Kami tebak, pasti sering! Kami semua sudah pernah ada di kondisi seperti itu, duduk dalam pertemuan yang berlangsung selama 3 jam, berharap alarm kebakaran berbunyi dan membuat orang-orang berhamburan pergi begitu saja agar Anda dapat keluar dari ruang pertemuan tersebut. Jika Anda bertanya-tanya berapa lama waktu pertemuan yang efektif, aturan umum untuk diikuti adalah 30 menit. mengingat bahwa rata-rata orang hanya dapat tetap fokus selama 18 menit (menurut penelitian), kami rasa itu sudah cukup lama.

Ada banyak alasan mengapa pertemuan cenderung berlarut-larut, termasuk:

Kurang fokusnya tujuan dan arah
Kurangnya persiapan
Ketepatan waktu yang buruk
Gangguan konstan

Ini semua adalah poin-poin yang Anda bisa mulai atasi. Sebenarnya, ketika seseorang dibatasi oleh waktu itu memaksa mereka untuk benar-benar berpikir tentang pesan-pesan kunci yang ingin mereka sampaikan, menghasilkan peningkatan efisiensi dan disiplin selama pertemuan.

Hasil Rapat yang bisa Dipertanggungjawabkan dan Ditindaklanjuti

Oke, mungkin Anda tidak memiliki masalah dalam mengelola waktu selama pertemuan (selamat Anda sudah selangkah lebih maju!) Tetapi saat pertemuan tersebut berakhir dan Anda berpikir, apa selanjutnya? Sering kali tim Anda membuat kemajuan besar dalam diskusi dan memiliki visi yang jelas kemana semua harus berjalan, tetapi tidak ada yang tahu kapan harus memulainya. Penting bagi visi tersebut untuk dijalankan dengan serangkaian tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti dan dapat diterima oleh setiap anggota tim. Jika Anda kesulitan untuk melacak, kami sering menemukan aplikasi manajemen proyek seperti Asana (atau Trello) yang sangat membantu dalam mencapai tujuan Anda. Ini membantu Anda untuk memberikan visibilitas yang lebih besar dari setiap tugas anggota tim dan tujuan bersama yang ingin kita capai.

Praktik terbaik

Terakhir, kami ingin merangkum semuanya dengan 3 praktik terbaik yang berhasil bagi kami untuk di praktikan ketika harus mengadakan pertemuan yang lebih produktif. Beberapa mungkin akan terdengar masuk akal tetapi tidak benar-benar di praktikan secara umum, berikut rangkumannya!

1. Tidak ada ponsel

Tentu saja karena ponsel merupakan pengalih perhatian utama. Menjawab panggilan telepon atau membalas pesan teks selama rapat dianggap sangat tidak etis. Jika Anda tidak akan menggunakannya, lebih baik di tingalkan saja!

2. Biarkan rekan Anda menyelesaikan kalimatnya

Mengganggu seseorang saat ia berbicara dianggap tindakan yang tidak sopan, terutama kepada senior Anda (bahkan jika itu hanya cara Anda menunjukkan antusiasme dengan topik yang sedang dibahas), tetapi yang lebih penting, menginterupsi seseorang saat menyampaikan pendapatnya bisa mengganggu fokus dan alur pemikiran orang tersebut dan juga merusak alur percakapan. Penting untuk tahu waktu yang tepat untuk menginterupsi.

3. Mengubah suasana

Pertemuan tidak selalu harus dilakukan dalam pengaturan ruang rapat yang diakui bisa sangat membosankan. Tergantung pada jenis pertemuan, Anda dapat melakukannya pada pagi hari atau Anda bisa mengambil inspirasi dari buku biografi Steve Job dimana ia sering mengadakan pertemuan di taman.

Ada cara yang lebih baik untuk menghabiskan waktu Anda di kantor dan cara yang lebih cerdas dalam hal mengadakan rapat, saatnya Anda mencapai lebih banyak manfaat dengan waktu rapat yang lebih sedikit dan juga menghabiskan waktu lebih banyak untuk menyelesaikan pekerjaan Anda! Mencari tempat yang bagus untuk mengadakan pertemuan di luar kantor? Tinggalkan pesan di bawah ini!

Di terjemahkan oleh: Aulia Ramadhina